ראיון טלפוני יעיל בגיוס עובדים
ראיון טלפוני הוא השלב האבחוני הראשון למועמד. מטרותיו העיקריות הן להבהיר נקודות עיקריות בקורות החיים ולבחון התאמה ראשונית ובסיסית לתפקיד. ראיון טלפוני בעצם קובע את המשך דרכו של המועמד בתהליך הגיוס.
על פניו נראה כי הראיון הטלפוני הוא כלי אבחוני מצויין, למועמד קשה להתכונן לקראתו, לרב הוא ירגיש פחות לחוץ מהסיטואציה וניתן יהיה להתרשם ממנו באופן יחסית מדוייק. בנוסף, באמצעות הראיון הטלפוני ניתן להתרשם במהירות מהמועמד ובכך לחסוך זמן יקר באבחון מועמד שאיננו מתאים למשרה המוצעת.
אם כך, מדוע בכל זאת, לא פעם נותר המראיין עם התחושה כי סיים את הראיון ולא התרשם מהמועמד לעומק? המראין מתחבט בשאלה האם לא שלל את המועמד בשלב מוקדם מידי לתפקיד? מדוע הראיון נמשך דקות ארוכות ובסופו לא קבל המראיון את האינפורמציה הכרחית? בתשובה לשאלות הללו ממלאים תפקיד שני שחקנים, האחד הוא רכז הגיוס, המראיין, והשני הוא המועמד.
מאמר זה מתמקד בתפקידו של המגייס לביצוע ראיון טלפוני יעיל שבסופו יוכל להתרשם מהמועמד באופן מעמיק ומהיר בו זמנית.
הרבה מועמדים כלל אינם מודעים לכך שהראיון הטלפוני הוא כלי אבחוני מסנן. הם בדיוק התעוררו משינה, הוציאו את הכלב לטיול או בזבזו בקניון את כספי האבטלה.
בסיטואציות כאלו המועמד עשוי להרשים כחסר מוטיבציה לתפקיד, לא ממוקד ומסודר במחשבתו ואף לא לזכור לאיזה תפקיד וחברה התראיין.
כדי שנוכל להתרשם מהמועמד באופן המדויק ביותר כדאי לפתוח בשיחת הראיון בהצגה עצמית ומיד לאחריה לתאם ציפיות ולהסביר את חשיבות הראיון. "ברצוני לשאול אותך מספר שאלות כדי שאתרשם ממך מעבר למצויין בקורות החיים, במהלך השיחה אבחן את התאמתך לתפקיד, זהו זמן טוב לדבר?…" בנוסף, יש לתת מקום לשאלות ואף באופן יזום לשאול "האם תרצה לברר פרטים נוספים על המשרה?" . השאלות מצד המועמד יוכלו להעיד על המוטיבציה שלו, ויותר מכך, הוא יבין לאיזה תפקיד הוא מתראין ויוכל למקד את תשובותיו באופן הרלוונטי לתפקיד.
כדי למקד את הראיון חשוב לשמור על סדר עבודה ומבנה שיחה. יש לקרוא את קו"ח ולתת דגש לפרטים שאינם מצוינים והינם הכרחים למשרה. לדוגמא, מועמד שלא ציין בקורות החיים את רמת הידע שלו באנגלית, במידה והמשרה בחברה בינלאומית והתפקיד מצריך שימוש בשפה, כדאי לברר פרט זה כבר בהתחלה ובכך לקצר את הראיון.
ציון נקודות בקורות החיים אותם המראין ירצה לברר בשיחה יעזרו להכיר לעומק את הניסיון התעסוקתי של המועמד.
ראיון טלפוני ממוקד נמשך כשבע דקות, אך כמובן שהדבר תלוי במוכבות התפקיד. כדי לערך ראיון מקצועי כדאי לראיין על פי מסגרת של תסריט שיחה מובנה. תסריט שכזה יעזור למראין להוביל את השיחה ולא להגרר אחר שאלות המועמד. הראיון יתנהל באופן קצר וממצה ונוכל לקבל מהמועמד מקסימום אינפורמציה במינימום זמן. המראין לא ישכח מידע הכרחי ואף יותיר מקום למועמד לשאול שאלות.
כדי להעמיק את ההיכרות עם המועמד כדאי לציין נקודות מענינות שעלו במהלך כל ראיון טלפוני ולהעלותם בשנית במהלך הראיון הפרונטאלי.
ההחלטה בנוגע להתאמת המועמד לתפקיד צריכה להתגבש טרם סיום השיחה, זהו הזמן לשאול את השאלות הנכונות כי לא תהיה לו הזדמנות נוספת לראיון טלפוני שני. אומנם, יתכן מצב שמקיימים מספר רב של ראיונות טלפונים במהלך היום ובסופו של תהליך חוזרים למועמדים המתאימים ביותר. אך חוות הדעת על המועמד חייבת להתגבש במהלך הראיון, ההחלטה בנוגע להתאמה יכולה להגיע מאוחר יותר.
חשוב לזכור, אומנם ראיון טלפוני נועד לבצע רק את שלב הסינון הראשוני, אך ככל שיהיה מקצועי יותר, מובנה, ממוקד ומוגבל בזמן – יגדל הסיכוי כי הוא ינבא באופן מדויק את התאמת המועמד לתפקיד גם בהמשך תהליך הגיוס.