גיוס עובדים – איתור מועמדים נקודות להצלחה

במאמר "גיוס עובדים – כשלים בתהליך הגיוס" ביצענו ניתוח של תהליך גיוס גנרי ופרקנו את התהליך עצמו לארבעה שלבים:

  1. אפיון ואבחון דרישות משרה.
  2. איתור מועמדים.
  3. מיון מועמדים.
  4. שיווק מועמדים.

על מנת לבצע תהליך גיוס אפקטיבי ויעיל יש להתייחס לכל אחד משלבים אלו, להבינם לעומק, את הכשלים אשר יכולים להיות בכל שלב ושלב, ולהגדיר פרמטרים אפשריים לביצוע בקרה על שלבים אלו.

גיוס עובדים הוא תהליך ארוך אשר מצריך משאבים רבים, יתרה מכך השלכותיו העסקיות על הארגון הקולט הינן רבות, הן בהתאמת העובד לארגון, יכולת קליטתו המוצלחת ועוד, בשל כך ארגונים משקיעים משאבים רבים וסכומי כסף רבים על מנת למצוא את העובדים המתאימים ביותר, מכיוון שסכומים אלו הים גדולים קיימת חשיבות גבוהה לניצול נכון שלהם ולעבודה אפקטיבית. במאמר זה אנו נתמקד בשלב בו מושקעים התקציבים הגבוהים בתוך תהליך גיוס עובדים ונסקור את הדרכים להופכו ליעיל:

2.שלב איתור המועמדים:
כל מנת לבצע שלב זה ביעילות עלינו להבין מהם הגורמים החשובים אשר משפיעים על איתור מועמדים מוצלח ומהן הפעולות שעלולות לגרום לתהליך ארוך מסורבל ולא יעיל:

  1. תהליך איתור ארגוני.
  2. התאמת מקורות גיוס.
  3. הכרת כלי איתור המועמדים.
  4. שיווק משרה.

תהליך איתור ארגוני:
גיס עובדים הינו תהליך ארוך, בשוק תחרותי המרדף אחר מועמדים איננו גורם שניתן להתעלם ממנו אם אתם במחלקת גיוס פנים ארגונית או אם אתם בחברת כ"א, במשרות רבות הביקוש גדול על היצע, ולכן, לפני שנכנסים כלל לכל תהליך איתור מועמדים מחוץ לארגון חשוב להתחיל ולבדוק ראשית מה קיים בתוך הארגון עצמו. במקרים רבים ארגונים ינסו לבצע "מכרז פנימי" או קידום פנים ארגוני, במידה ומהלך זה אינו אפשרי (ממספר סיבות) חשוב לעבור ולבדוק את מאגר קורות החיים הפנימי של הארגון, לחברות רבות מאגר קורות חיים שמתעדכן בצורה שוטפת בזכות פרסום תדיר של משרות ועבודה עם מקורות גיוס אשר מזרימים קורות חיים בצורה שוטפת, בדיקה של המצאות מועמד מתאים במאגר הפנים ארגוני יכולה מצד אחד לחסוך כסף על פרסום ומצד שני לתת מענה מיידי ללקוחות ( במידה ומדובר בחברת כ"א).
במאמר "גיוס עובדים – שלב אבחון המשרה" נתנו דגש על מתודולוגיית אבחון ותיעוד של משרה, במידה ותיעוד תוצאות מיון המועמדים מבוצע כמתואר במאמר "גיוס עובדים – שלב מיון המועמדים" תהליך התאמת קורות החיים ומועמדים מהמאגר הפנימי למשרה הרלוונטית יכול להיות מבוצע בצורה אוטומטית ( במידה וקיימת מערכת מידע בארגון ) או בצורה יחסית מהירה במידה ועובדים עם כלים אחרים כדוגמת אקסל.
בכל מקרה, הגדרת תהליך עבודה נכון לאיתור מועמדים בתוך הארגון, בקרה עליו ויישמו הינם חשובים ומכריעים ביכולת הארגון לחסוך תקציבים ולתת מענה מהיר לדרישות הגופים העסקיים.

התאמת מקורות גיוס:
מגוון המקורות אשר דרכם ניתן להגיע למועמדים לתהליך גיוס עובדים הוא נרחב, וכמעט אינו מוגבל פרט ליצירתיות הארגון המאתר, רשתות חברתיות, חבר מביא חבר, עיתונות מקומית,שרות התעסוקה, לוחות מודעות, ירידי תעסוקה, לוחות דרושים ועוד, כעקרון כל פעולה אשר מצליחה להפיץ את כך שמחפשים משרה ואפשר למעומדים ליצור קשר הינו מקובלת ורלוונטית. הבעיה מתחילה בכך שלא ניתן לפנות בכל הכלים והבעיה היותר חמורה היא שבעקבות כך ארגונים לרב נוטים להישען על מספר מקורות גיוס בודדים שאליהם התרגלו.
הבעיה במצב זה היא מכיוון שלכל מקור גיוס יש את היתרונות והחסרות שלו, לרב הם נוגעים לעלויות וקהל יעד, למשל סביר להניח שמועמדים צעירים למשרות שרות לקוחות או הדרכה ניתן להגיע דרך לוחות דרושים או רשתות חבריות, לא כך הדבר כאשר מנסים להגיע לאוכלוסיה אחרת אשר מאיישת משרות של קופאיות, נהגים מאבטחים ועוד. בנוסף לכך, אם נבחן את ערוצי הפרסום הפופולריים קרי לוחות ניתן למצוא גם שם פילוח של דורשי העבודה, ישנם אתרים בהם ניתן למצוא ביתר קלות אנשי הייטק לעומת אתרים בהם קל יותר למצוא אנשי שרות ומכירות ומקומות בהם ניתן למצוא מועמדים למשרות בכירים.
התאמת מקור הגיוס לקהל היעד אליו אנו רוצים להגיע הינו חשוב ביותר מבחינת חסכון תקציבי, זמן והצלחה באיוש המשרות, לשם כך חייב הארגון לבחון תמידית את העלות תועלת בכל מקור גיוס לסוג משרות.

הכרת כלי איתור המועמדים:
לאחר שנבחר הכלי לאיתור המועמדים חשוב להכיר את המאפיינים של הכלי, תצורת העבודה הנכונה וכיצד למקדם את יכולותיו, לדוגמה שני כלים :
לוחות דרושים: הלוחות הינם כלי אינטרטי אשר מעבר להצגת המשרות הוא גם יודע להציע משרות למועמדים על פי המאפיינים שכל מועמד הגדיר לעצמו, בעת פרסום המשרה קיימים חוקים מאוד נוקשים לאופן פרסום המשרה, קיימים תהליכים שונים והבדלים בין לוח ולוח לגבי רלוונטיות המשרה, כמות הטקסט האפשרי, היכולת לתקשר עם המועמדים (מענה לשאלות בעת שליחת קורות החיים), מועדים לשליחת ניוזלטר, קטלוג משרות ועוד.
עיתונים –  עיתונים הינם אמצעי פרסום יחסית מאוד גמיש ( כתלות בתקציב), חשוב להכיר את התפוצה של כל עיתון ועיתון, מועדי ההפצה ומי האוכלוסיה שקוראת אותו. מעבר לכך עיתון מציג את כל המשרות (במידה וקיים מדור דרושים) , מציג פרסומות והודעות אחרות כך שהתחרות על העין של הקורא הינה רבה, בשל כך חשוב להכיר בכך שאפשרות לפרסום מוגבלת על ידי היצירתיות של המפרסם ותקציבו, לכן יש לתת את הדעת מעבר לתוכן המשרה גם על הנראות שלה ועל מסרים נוספים שאפשר וניתן להציג  (כגון פרסום חברת כ"א מצד אחד או אטרקטיביות החברה הקולטת מצד שני).

שיווק משרה:
מועמדים הינם קהל לקוחות פוטנציאלי לכל עניין ודבר, הצלחת גיוס עובדים באה לכדי ביטוי גם בשביעות רצון המועמד ולא רק בקליטה על ידי הארגון. המועמדים מחפשים מקום עבודה, חלקם עושים זאת כאשר הם מעונינים למצוא משרה בכל מחיר ולכן רמת המעורבות שלהם נמוכה, אך לרב המועמדים  חשוב ביותר מהי המשרה, מהו הארגון בו יעבדו בנוסף לפרטים הרגילים של תנאים. הנושא מחודד אף יותר כאשר מדובר על משרות עם קושי באיתור מועמדים כגון בכירים מצד אחד ועובדים למוקדי שרות לקוחות מצד שני.
בנוסף לאמור לעיל, כל ארגון ירצה עבורו את העובד המתאים ביותר, וחברת כ"א תהיה מעוניינת למצוא את המועמד המתאים בזמן הקצר ביותר,  לכן במידה ולא מצאנו במאגר המועמדים הפנימי עובדים פוטנציאלים, החלטנו לצאת ולאתר מועמדים במקורות חיצוניים, איתרנו את מקור הגיוס הרלוונטי אשר פונה לקהל היעד שלנו חשוב ביותר לשווק את המשרה, לציין את היתרונות במשרה זו ולמשוך את המועמדים.
חשוב לדעת, על כל המועמדים יש תחרות של משרות רבות, לכן חשוב לא רק להגיע אל המועמדים אלה גם לשווק להם את המשרה הרלוונטית.